外国人を正社員雇用するには?在留資格の確認から採用まで完全ガイド

外国人を正社員雇用するには、法令違反に注意が必要です。外国人は在留資格によって就労の可否が決まっている他、日本人の正社員雇用にはない手続きも発生します。

この記事では、正社員として雇用できる在留資格や外国人を正社員雇用するメリット・デメリット、日本人の正社員雇用との違い、受け入れの流れを解説します。

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外国人の在留資格によっては正社員雇用できる

外国人が日本に入国・在留するために必要な在留資格には、大きく分けて就労できる在留資格就労できない在留資格があります。

外国人が就労できる在留資格を持っている、または現在持っていないが就労できる在留資格の取得要件を満たしている場合、正社員雇用が可能です。

職種の制限なく就労できる在留資格永住者、定住者、日本人の配偶者等、永住者の配偶者等
職種の制限はあるが就労できる在留資格技術・人文知識・国際業務、介護、技能実習、特定技能、高度専門職など
就労できない在留資格留学、家族滞在、文化活動、短期滞在、研修
就労の可否は指定される活動による在留資格特定活動(外交官等の家事使用人、ワーキングホリデーなど)

どのような職種でも正社員として雇用できるのは、永住者、定住者といった身分・地位に基づく在留資格を持つ外国人です。

一方、職種の制限はあるが就労できる在留資格を持つ外国人の場合、限られた職種でしか正社員雇用できません。

例えば、技術・人文知識・国際業務を持つ外国人は、自然科学分野または人文科学分野に属する一定水準以上の技術や知識、外国文化に基づく思考や感受性を必要とする業務に就くことができます。しかし、工場でのライン作業のような産業・サービスの現場での業務はできません。

なお、留学のような就労できない在留資格を持つ外国人は資格外活動許可を受ければ就労できますが、多くの場合就労時間に制限があります。そのため、正社員として雇用するには就労できる在留資格に変更してもらう必要があります。

外国人と日本人の正社員雇用手続きの違い

外国人にも日本の労働関係法令が適用されるため、日本人正社員雇用する場合と基本的な手続きは同じです。ただし、外国人ならではの雇用手続きもあります。企業側が行う主な手続きは下表の通りです。

日本人の正社員雇用と同じ点・労働条件の通知・雇用保険の加入手続き・健康保険、厚生年金保険の加入手続きなど
外国人の正社員雇用ならではの手続き・外国人雇用状況の届け出※在留資格「外交」「公用」および「特別永住者」以外が届け出の対象・在留資格認定証明書交付申請(海外在住の外国人を採用する場合に代理人として申請)

この他に、住居地の届け出所属(活動)機関に関する届け出所属(契約)機関に関する届け出在留資格の変更、在留期間の更新など、外国人本人が行う手続きもあります。期日内に申請できるよう、入社後も企業側がサポートするとよいでしょう。

外国人を正社員として雇用するメリット

外国人を正社員雇用することは、企業にとって前向きな変化を起こす可能性があります。ここでは、外国人を正社員雇用するメリットを見ていきます。

多様な視点や価値観によって社内の活性化が促される

外国人従業員が在籍することで、さまざまな視点や価値観が組織に持ち込まれ、従来の発想に捉われずに革新的なアイデアが生まれやすくなります。

例えば製品開発の場面では、日本人従業員だけでは思い付かなかった発想が外国人従業員から提案されることで、新たな製品が生み出される可能性があるでしょう。

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若く優秀な人材の確保につながりやすい

日本の少子高齢化が進む中、国内での人材確保は年々難しくなっています。一方、海外には多くの優秀な人材が存在するため、採用の幅を外国人まで広げれば若手人材を確保しやすくなります。

実際、厚生労働省の資料によると、日本で働く外国人で最も多い年齢層20~29歳です。在留資格別では、専門的・技術的分野の在留資格は30~39歳技能実習や特定活動は20~29歳が最も多いことが分かっています。

グローバル化が促進され海外進出の準備が整えられる 

外国人の正社員雇用によって社内のグローバル化が進み、将来的な海外進出の準備が整えられることもメリットの1つです。

外国人従業員は、出身国や在住国の言語、文化、商習慣に精通しています。企業が新たに海外進出をする際、進出国に詳しい外国人従業員がいれば、言語や文化の壁を乗り越えてスムーズなコミュニケーションが可能です。

また、外国人従業員は出身国などの地理的な知識や人脈も持ち合わせている傾向にあり、現地での営業活動事業展開において大きな強みとなるでしょう。

労働環境の改善により従業員の定着率向上が期待できる

外国人を雇用するためには、外国人従業員にとって働きやすい環境づくりが不可欠です。多様な人材が活躍できるよう労働環境を見直すことで、他の従業員にとっても働きやすい環境となり、定着率アップが期待できます。

従業員一人一人の違いを尊重し、個性を生かして働ける環境が整えば、従業員のモチベーションアップにもつながるでしょう。

参考:弁護士法人Global HR Strategy 外国人雇用相談室

外国人正社員雇用の課題

外国人を正社員雇用することはメリットが多い一方、デメリットにつながる課題もあります。採用計画を立てる前に知っておくべき課題を見ていきましょう。

業務内容と在留資格が一致しないと不法就労の恐れがある

正社員雇用した外国人が持つ在留資格で認められる活動と、任せた業務内容が一致していない場合、外国人本人は不法就労となり、企業側は不法就労助長罪に問われます。

例えば、技術・人文知識・国際業務の在留資格を持つ外国人を、コンビニのレジ打ちなど産業・サービスの現場での業務に就かせた場合などが挙げられます。

なお、不法就労助長罪の罰則は、3年以下の懲役または300万円以下の罰金です。これらが併科されることもあります。

不法就労を防ぐためには、採用活動を始める前に「採用予定の職種に正社員として就くことができる在留資格は何か」を確認し、取得要件も把握しておくことが必要不可欠です。採用段階だけでなく、入社後も在留資格と任せる業務内容の整合性を意識することが求められます。

なお、産業・サービスの現場での業務が認められているのは、現状では留学生アルバイトなど資格外活動許可を受けた外国人、永住者など身分・地位に基づく在留資格の外国人、特定技能外国人、技能実習生に限られます。そのうち、正社員雇用できるのは身分・地位に基づく在留資格の外国人と特定技能外国人です。

言語や文化の違いによるトラブルが発生しやすい

外国人従業員は、日本とは言語や文化が異なる国で生まれ育っています。そのため、外国人従業員と日本人従業員がお互いの違いを理解し、必要な対策をしていないと、以下のようなトラブルが発生する可能性があります。

  • 指示や質問の意図が正しく伝わらず、ミスにつながる
  • 日本人従業員との会話で言外の意味が分からず、擦れ違いが生まれる
  • 年功序列など日本の企業文化が理解できず、日本人従業員と衝突する
  • 外国人従業員の宗教上の習慣が理解されず、不満や不安につながる

このようなリスクを最小限に抑えるため、就業規則・業務マニュアルなどの見直しや多言語化、相互理解を促す交流イベントの実施などの対策が求められます。

採用から入社までに時間がかかる

外国人を正社員雇用する場合、在留資格の取得や変更など在留資格に係る手続きが必要になることが多く、日本人に比べて採用から入社までに時間がかかります。在留資格に関する手続きの標準処理期間は、新規取得が1~3カ月、変更が2週間~1カ月とされており、その間は業務に就くことができません。

そのため、入社までにかかる期間を逆算して採用活動を行うことが重要です。入社時期の調整などを柔軟に対応する他、外国人がスムーズに手続きを行えるようサポートすることも求められます。

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雇用手続きや労務管理が複雑化する

外国人の雇用には、日本の労働関係法令入管法(出入国管理及び難民認定法)が適用されるため、これらの法令を理解適切な手続きと労務管理を行わなければなりません。

そのため、外国人を正社員雇用する前に専門的な知識を持つ人材の確保外部の専門家への相談などを行い、法令順守に向けて体制を整備することが求められます。

また、外国人は出身国と日本の雇用慣行や社会保障制度の違いに困惑する傾向があるので、疑問が出る度に分かりやすく説明することが必要不可欠です。

外国人正社員雇用のための手順

外国人の正社員雇用では、日本人の場合にはない手続きが発生します。ここでは、採用計画の立案から雇用までの流れを見ていきます。

求める人材像とキャリアパスの明確化

外国人の採用に当たっては、「現場でどのような人材が求められているか」を考え、必要な語学力や技術、知識など職務ごとに求める人物像を明確化しましょう。

外国人キャリアアップを重視する傾向があるので、入社後のキャリアパスを具体化し、成果次第で昇給・昇進できるよう評価制度を見直すことも求められます。

採用活動

求める人物像が明確になったら、以下のような方法で採用活動を行います。

  • 自社公式サイトやSNSなどでの告知
  • 大学や専門学校などとの連携
  • 合同説明会や就活フェアへの参加
  • 求人情報サイトへの掲載
  • 外国人雇用サービスセンターやハローワークなど公的サービスの活用
  • 海外の就職フェアへの参加

採用活動ではジョブディスクリプションを活用し、職務内容やキャリアパス、入社後に期待する役割などを明示しましょう。入社後の働き方を具体的にイメージできるため、応募者のモチベーションアップにつながります。

参考:弁護士法人Global HR Strategy 外国人雇用相談室

面接・内定

面接では、外国人が自社の業務内容と一致する在留資格を持っているか確認します。該当の在留資格を持っていない場合は、入社までに取得できそうか、在留資格の取得要件と本人の経歴を確認してください。

在留資格の取得要件は種類ごとに異なります。例えば、技術・人文知識・国際業務の場合は一定の学歴や実務経験が求められます。

内定を出す際は、労働条件通知書兼雇用契約書や内定通知書を交付し、労働契約を結びます。契約書類は外国人が理解できる言語で作成し、認識のずれがないよう説明しましょう。

参考:弁護士法人Global HR Strategy 外国人雇用相談室

在留資格に関する手続き

在留資格に関する手続きは、採用する外国人が海外在住か、日本在住かで異なります。

海外在住の外国人を採用した場合、企業側が地方出入国在留管理局に在留資格認定証明書交付申請を行い、交付後に外国人に送付することが必要です。

外国人は現地の日本大使館や領事館などで在留資格認定証明書を提示し、ビザの発給を受けます。外国人が渡日する際、入国港でビザ・パスポート・在留資格認定証明書を提示・提出することで在留カードが交付されます。

一方、日本にいる外国人を採用した場合、保有する在留資格と採用後の業務内容が一致しなければ在留資格変更許可申請が必要です。この申請は、外国人本人が地方出入国在留管理局で行います。申請書類には難しい日本語も含まれているため、必要に応じて企業側が申請のサポートをしましょう。

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外国人従業員の活躍を後押しするために企業側ができること

外国人従業員の活躍を後押しするためには、以下のような取り組みが有効です。

研修の実施

外国人従業員に対し、日本のビジネスマナー生活上のルール業務に必要な知識やスキルなどを習得できる研修を実施しましょう。 

生活や就労に必要なスキルと知識を学ぶことで、外国人従業員が日本での暮らしになじみやすくなります。

研修は「内製する」「外部講師を招く」「eラーニングを導入する」といった方法で行うのが一般的です。研修実施後はテストなどで理解度を確認しましょう。

メンター制度の導入

外国人従業員が孤立しないよう、外国人従業員に対し相談役となる先輩従業員を配置するメンター制度を導入しましょう。業務だけでなく生活面もサポートすることが重要です。

気軽に相談できる環境を整備することで、外国人従業員の定着率アップが期待できます。なお、相談役は英語や外国人従業員の母国語など、語学が堪能な人材を選ぶと効果的です。

多様性を尊重する企業文化の醸成

外国人を正社員雇用する前に、雇用の目的や雇用後の協働の在り方などを日本人従業員に丁寧に説明しておきましょう。労働関係法令在留資格の知識外国人従業員の出身国の文化伝わりやすいコミュニケーションの取り方などを共有しておくことも重要です。

社内のコンプライアンス意識を高めることで、日本人従業員によるハラスメント行為を防ぐことにつながります。

また、外国人を雇用した後は日本人従業員外国人従業員交流イベントを実施するなど、多様性への理解を深めましょう。違いを尊重しお互いが歩み寄る企業文化を醸成することで、外国人従業員が活躍しやすい環境づくりにつながるでしょう。

参考)
出入国在留管理庁
「在留資格一覧表」(閲覧日:2024年5月11日)
「在留資格「技術・人文知識・国際業務」」(閲覧日:2024年5月11日)
「資格外活動許可について」(閲覧日:2024年5月11日)
「在留資格認定証明書交付申請」(閲覧日:2024年5月11日)
「新規上陸後の住居地の届出(中長期在留者)」 (閲覧日:2024年5月11日)
「所属機関等に関する届出手続」(閲覧日:2024年5月11日)
「在留資格変更許可申請」(閲覧日:2024年5月11日)
「在留期間更新許可申請」(閲覧日:2024年5月11日)
「在留資格「技術・人文知識・国際業務」」(閲覧日:2024年5月11日)
厚生労働省
「外国人の採用や雇用管理を考える事業主・人事担当者の方々へ外国人の活用好事例集~外国人と上手く協働していくために~」(閲覧日:2024年5月11日)
厚生労働省,都道府県労働局,ハローワーク
「外国人を雇用する事業主の皆さまへ外国人雇用はルールを守って適正に」,2023年6月公表(閲覧日:2024年5月11日)
東京都
「外国人材と働くためのハンドブック~採用から定着まで~」,(閲覧日:2024年5月11日)
警視庁
「外国人の適正雇用について」(閲覧日:2024年5月11日)
日本貿易振興機構
「2.3 在留資格認定証明書取得からビザ取得までの流れ」,『JETRO』(閲覧日:2024年5月11日)

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